Informațiile pe care le-ați stocat în căsuța de e-mail pot fi destul de valoroase, mai ales dacă utilizați acea adresă de e-mail în scopuri de serviciu. Deși este posibil să aveți un sistem în desfășurare pentru a vă copia de rezervă mesajele de e-mail, ați implementat un sistem pentru backup pentru contactele Outlook? Modalitățile prin care ajungeți la oameni, precum și adresele lor de e-mail, sunt elemente importante ale activităților dvs. de afaceri. În plus, dacă sunteți ca mulți oameni, este posibil să nu vă deranjați să memorați adresa de e-mail a unei persoane. Pur și simplu îi adăugați ca contact nou Outlook, apoi începeți să le introduceți numele în La câmpul unui mesaj atunci când doriți să-i contactați. Din fericire, procesul de copiere de rezervă a contactelor din Outlook este simplu și există mai multe moduri în care puteți face acest lucru.
Creați un fișier de rezervă de contact Outlook
Procesul de copiere de rezervă a contactelor Outlook poate fi efectuat direct din Microsoft Outlook 2010. În plus, chiar dacă aveți un număr foarte mare de contacte, fișierul nu este foarte mare și poate fi ușor copiat sau trimis prin e-mail într-o altă locație.
Începeți să faceți o copie de rezervă a fișierului de contacte Outlook lansând Microsoft Outlook 2010. Faceți clic pe Fişier din colțul din stânga sus al ferestrei, apoi dați clic Deschis în partea stângă a ferestrei. Aceasta va lansa un nou meniu în centrul ecranului, pe care trebuie să faceți clic Import. Știu că de fapt exportăm un fișier, dar acesta este cel mai rapid mod de a accesa utilitarul de care aveți nevoie pentru a vă exporta contactele în Outlook.
Apasă pe Exportați într-un fișier opțiunea, apoi faceți clic pe Următorul buton. Există câteva opțiuni de format de fișier pe acest ecran care ar putea fi utile dacă vreodată trebuie să migrați informațiile de contact către un alt program de e-mail, dar, pentru moment, alegețiFișier de date Outlook (.pst) opțiunea, apoi faceți clicUrmătorul. Apasă pe Contacte folder din centrul ferestrei, apoi faceți clic Următorul.
Apasă pe Naviga butonul din partea de sus a ferestrei, selectați o locație de pe computer în care doriți să salvați fișierul, apoi faceți clic pe finalizarea pentru a crea un fișier de rezervă pentru contacte Outlook. Există câteva modalități suplimentare prin care puteți modifica acest proces de backup, despre care vom discuta în secțiunea următoare.
Opțiuni suplimentare de backup pentru contactele Outlook
O modalitate interesantă de a combina această metodă de backup cu stocarea în cloud este să citiți acest articol despre instalarea folderului SkyDrive pe computerul dvs. Windows, apoi să alegeți acel folder SkyDrive ca locație de salvare pentru fișierul de rezervă Outlook. Acest lucru vă va permite să accesați fișierul de pe computer, creând în același timp o copie a acestuia în cloud în cazul în care computerul se blochează sau este furat.
O altă opțiune pentru optimizarea acestui proces și pentru a vă asigura că fișierul de rezervă este în siguranță, este să vă trimiteți fișierul prin e-mail odată ce copia de rezervă s-a finalizat. Deoarece fișierul de contacte Outlook ar trebui să fie suficient de mic pentru a fi trimis prin e-mail, aceasta creează o copie a fișierului de contacte pe serverul de e-mail, permițându-vă să accesați fișierul de pe orice computer.
Am precizat clar în trecut că sunt un mare fan al programului de rezervă CrashPlan și acesta este un exemplu în care ați putea vedea de ce. Setările implicite din CrashPlan sunt deja setate pentru a face copii de rezervă pentru locația implicită a fișierului Outlook, așa că, dacă aveți CrashPlan pe computer, acesta face deja copii de rezervă pentru aceste informații.