Este important să știți cum să setați un răspuns în afara biroului în Outlook 2013 dacă aveți persoane de contact care vă pot trimite e-mail și trebuie să știe că este posibil să nu primiți mesajul pentru o perioadă. Un răspuns în afara biroului este ceva care va fi trimis de îndată ce un mesaj de e-mail ajunge în căsuța dvs. de e-mail în Outlook 2013, iar conținutul răspunsului în afara biroului poate include orice informații pe care doriți să le transmiteți.
Pașii de mai jos vă vor arăta cum să creați un răspuns în afara biroului în Outlook 2013 dacă aveți un cont de e-mail care nu face parte dintr-un server Exchange. Acestea includ adresele de e-mail găzduite de furnizori de e-mail precum Gmail, Yahoo, Outlook.com sau unul dintre mulți alți furnizori similari. Majoritatea furnizorilor de e-mail vor avea, de asemenea, un răspuns în afara biroului pe care îl puteți configura prin portalul lor web, care ar putea fi o opțiune mai bună, în funcție de circumstanțele dvs.
Listele de distribuție Outlook pot fi o opțiune excelentă dacă deseori trebuie să trimiteți e-mail aceluiași grup mare de persoane și nu doriți să introduceți manual fiecare adresă individuală atunci când faceți acest lucru.
Cum să configurați răspunsul automat în Outlook 2013
- Deschideți Outlook 2013.
- Apasă pe Email nou buton.
- Introduceți mesajul în afara biroului în corpul casetei de text al e-mailului.
- Apasă pe Fişier fila.
- Clic Salvează ca.
- Introduceți un nume pentru șablon în Nume de fișier câmp, apoi faceți clic Salvați ca tip, alege Șablon Outlook, apoi apasa salva.
- Apasă pe Acasă fila, faceți clic pe Reguli butonul, apoi faceți clic Gestionați regulile și alertele.
- Apasă pe Regulă nouă buton.
- Clic Aplicați regula mesajelor pe care le primesc, apoi apasa Următorul.
- Clic Următorul, apoi apasa da.
- Selectează Răspunde folosind un anumit șablon opțiunea, apoi faceți clic Un șablon specific.
- Clic Uită-te în, faceți clic Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere, apoi selectați șablonul pe care l-ați creat mai devreme și faceți clic Deschis.
- Apasă pe Următorul buton.
- Setați orice excepții, apoi faceți clic Următorul.
- Apasă pe finalizarea buton.
Articolul nostru continuă mai jos cu informații suplimentare și imagini pentru acești pași. Este puțin complicat să configurați un răspuns automat în Outlook și există mai multe locuri în care puteți personaliza unele setări, despre care vom discuta în continuare în secțiunea următoare.
Cum să creați și să activați un răspuns în afara biroului în Outlook 2013 (ghid cu imagini)
Pașii de mai jos vă vor arăta cum să faceți și să activați un răspuns în afara biroului în versiunea Microsoft Office 2013 a Outlook.
Când cineva vă trimite un e-mail, Outlook va trimite automat răspunsuri cu mesajul de lipsă de la birou pe care îl creați. Rețineți că Outlook 2013 va trebui să fie deschis pentru ca acest lucru să funcționeze. Dacă nu puteți lăsa Outlook 2013 deschis pentru tot timpul în care veți fi în afara biroului, atunci va fi mai bine să setați răspunsul în afara biroului direct prin gazda de e-mail.
Linkurile de mai jos vă vor arăta cum să setați un răspuns în afara biroului pentru câțiva dintre furnizorii de e-mail populari dacă nu vă puteți lăsa computerul și Outlook 2013 porniți și să ruleze pe toată durata absenței dumneavoastră.
- Cum să setați un răspuns în afara biroului pentru conturile Gmail
- Cum să setați un răspuns în afara biroului pentru conturile Yahoo
- Cum să setați un răspuns în afara biroului pentru conturile Outlook.com
Pașii de mai jos vă vor arăta cum să creați un răspuns în afara biroului în Outlook 2013 dacă nu aveți un cont Exchange Server și utilizați un cont IMAP sau POP3. Dacă aveți Exchange, puteți crea un răspuns în afara biroului sau alte răspunsuri automate Office accesând Fișier > Informații > Răspunsuri automate.
Pasul 1: Deschideți Outlook 2013.
Pasul 2: Faceți clic peEmail nou buton.
Pasul 3: Introduceți mesajul în afara biroului în corpul casetei de text al e-mailului.
Pasul 4: Faceți clic Fişier în partea stângă sus a ferestrei.
Pasul 5: Faceți clic Salvează ca.
Pasul 6: Introduceți un nume pentru șablon în Nume de fișier câmp, apoi faceți clic pe Salvați ca tip meniu derulant, alegeți Șablon Outlook, apoi faceți clic pe salva buton.
Pasul 7: Faceți clic pe Acasă din partea de sus a ferestrei, faceți clic pe Reguli butonul din Mișcare secțiunea panglicii, apoi faceți clic pe Gestionați regulile și alertele buton.
Pasul 8: Faceți clic pe Regulă nouă buton.
Pasul 9: Faceți clic pe Aplicați regula mesajelor pe care le primesc opțiunea, apoi faceți clic Următorul.
Pasul 9: Faceți clic pe Următorul butonul, cu excepția cazului în care doriți să trimiteți răspunsul în afara biroului numai în anumite condiții. Dacă nu ați selectat nicio opțiune, faceți clic pe da butonul pentru a confirma că doriți ca această regulă să se aplice fiecărui mesaj pe care îl primiți.
Pasul 10: Bifați caseta de selectare din stânga Răspunde folosind un anumit șablon opțiunea, apoi faceți clic pe Un șablon specific opțiunea din partea de jos a ferestrei.
Pasul 11: Faceți clic pe Uită-te în meniul derulant, faceți clic pe Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere opțiunea, apoi selectați șablonul creat mai devreme și faceți clic pe Deschis buton.
Pasul 12: Faceți clic pe Următorul buton.
Pasul 13: Setați orice excepții pe care le doriți făcând clic pe caseta de selectare din stânga fiecăreia dintre aceste opțiuni, apoi faceți clic pe Următorul buton.
Pasul 14: Faceți clic pe finalizarea butonul pentru a finaliza configurarea mesajelor în afara biroului și pentru a începe să trimiteți răspunsuri automate.
După cum am menționat mai devreme, computerul va trebui să fie pornit, iar Outlook 2013 va trebui să fie deschis pentru ca acest lucru să funcționeze. Dacă computerul dvs. este configurat pentru a dormi sau a hiberna după o anumită perioadă de inactivitate, atunci această metodă de trimitere a unui răspuns în afara biroului în Outlook 2013 nu va funcționa.
Când te întorci de la plecarea de la birou, poți dezactiva această regulă mergând la Reguli > Gestionați reguli și alerte (unde eram la pasul 7 de mai sus), apoi faceți clic pe caseta din stânga regulii pentru a elimina bifa. Din păcate, nu există o modalitate de a specifica o oră de început sau de sfârșit cu această metodă de răspuns automat.
Note suplimentare despre utilizarea răspunsului automat în Microsoft Outlook
- În general, este o idee bună să includeți o oră de început și o oră de sfârșit în răspunsul dvs. de la absența biroului, astfel încât persoanele de contact de e-mail să știe aproximativ când ar trebui să se aștepte să primească răspunsuri de la dvs.
- Dacă aveți acces la o versiune web a contului dvs. de e-mail, cum ar fi un cont Outlook Web sau Gmail, atunci ar fi mai bine să o utilizați pentru a trimite răspunsul în afara biroului. Ambii furnizori de e-mail au o opțiune dedicată de răspuns în vacanță, unde puteți automatiza acest lucru puțin mai bine, permițându-vă chiar să alegeți un interval de date pentru când veți fi indisponibil.
- Caseta de dialog Reguli poate fi folosită pentru mult mai mult decât un răspuns în afara biroului. Îl pot folosi pentru a genera răspunsuri diferite pentru persoanele din afara organizației mele sau pentru persoanele din cadrul organizației mele și pot filtra automat e-mailurile în funcție de subiect sau expeditor.
- Ghidul de mai sus este menit să vă ajute să creați un răspuns în afara biroului dacă nu aveți un cont Exchange. Dacă aveți unul, atunci întregul proces este mult mai simplu. Există un asistent în afara biroului Fişier fila unde puteți configura răspunsurile automate și chiar să specificați un interval de timp pentru acele răspunsuri. Fereastra de răspuns automat are, de asemenea, o filă de organizare separată pentru ambele În afara organizației mele și În interiorul organizației mele contacte, astfel încât să puteți ajusta fiecare mesaj de răspuns separat.
Doriți ca Outlook 2013 să verifice mai des dacă există mesaje noi? Ajustați setările de trimitere și primire în Outlook 2013 pentru a verifica dacă există mesaje noi cât de des doriți.
Vezi si
- Cum să dezactivați munca offline în Outlook
- Cum să barați în Outlook
- Cum se creează un Vcard în Outlook
- Cum să vizualizați lista de expeditori blocați în Outlook
- Cum se configurează Gmail în Outlook