Ultima actualizare: 17 aprilie 2019
Imprimarea foilor de calcul în Excel 2010 poate fi frustrantă, mai ales dacă foaia de calcul va fi tipărită pe mai multe pagini. Coloanele suplimentare pot rula în propria lor pagină, titlurile coloanelor se imprimă doar pe prima pagină și, în general, poate fi dificil să asociezi vizual o celulă cu un rând sau o coloană.
Lucrând într-un birou și interacționând cu un număr de oameni care folosesc Excel la diferite niveluri de competență, pot spune că una dintre cele mai mari probleme pe care le au majoritatea oamenilor este felul în care arată foaia lor de calcul atunci când au terminat cu ea și realizarea unui plan fizic. copie. Setările implicite de imprimare sunt rareori ideale pentru ceea ce își doresc și există o mulțime de termeni Excel care sunt foarte asemănători unul cu celălalt și pot fi confuzi.
Dar există câteva modificări simple pe care le puteți aplica foii de calcul Excel, astfel încât să se imprime mai bine și să fie mai ușor de înțeles de către cititori.
Imprimare mai bună cu foi de calcul Excel 2010
Acest tutorial va aborda câteva dintre domeniile cheie care pot fi cele mai utile pentru îmbunătățirea unei foi de calcul Excel tipărite. Aceste zone includ:
– Ascunderea coloanelor și rândurilor inutile
– Adăugarea numerelor de pagină în partea de jos a paginii
– Ajustarea orientării paginii
– Reglarea dimensiunii hârtiei
– Ajustarea marginilor
– Imprimarea liniilor de grilă
– Repetarea rândului de sus pe fiecare pagină
– Încadrarea tuturor coloanelor pe o singură foaie
Deși acest lucru poate părea mult, puteți face aproape toate aceste modificări dintr-un singur meniu. Și odată ce te simți confortabil cu el, poți aplica toate aceste modificări în doar câteva secunde. Rezultatul va fi o foaie de calcul care afișează anteturile de coloană în partea de sus a fiecărei pagini, este ușor de citit și nu va cere să ajustați manual dimensiunile coloanei pentru a preveni imprimarea unei coloane suplimentare pe propria pagină.
Ascunderea coloanelor și rândurilor inutile
De obicei îmi place să încep de aici, mai ales când am de-a face cu o foaie de calcul creată de altcineva. Acesta include adesea informații care nu sunt relevante pentru motivul pentru care foaia de calcul este tipărită și ajută doar la crearea confuziei.
Puteți ascunde un rând sau o coloană făcând clic dreapta pe litera coloanei sau pe numărul rândului, apoi făcând clic pe Ascunde opțiune.
Puteți afla mai multe despre ascunderea coloanelor în acest articol.
Adăugarea numerelor de pagină în partea de jos a paginii
Este posibil să nu fie ceva ce toată lumea va trebui să facă cu foile de calcul, dar am descoperit că foile de calcul mari pot arăta adesea foarte asemănătoare de la o pagină la alta. De asemenea, cititorii au obiceiul de a elimina capsele și de a se concentra pe pagini individuale, ceea ce poate face aproape imposibilă repunerea în ordine a unei foi de calcul.
Pasul 1: Faceți clic Introduce în partea de sus a ferestrei.
Pasul 2: Faceți clic Antet și subsol în Text secţiunea panglicii de navigaţie.
Pasul 3: Faceți clic în interiorul secțiunii de subsol din partea de jos a paginii unde doriți să adăugați numărul paginii.
Pasul 4: Faceți clic pe Numărul paginii butonul din Elemente antet și subsol secţiunea panglicii de navigaţie.
În timp ce vă aflați în această vizualizare, acum ar putea fi un moment bun pentru a adăuga un antet. Puteți face acest lucru făcând clic în interiorul secțiunii de antet unde doriți să adăugați informațiile dvs. Orice adăugați la antet se repetă pe fiecare pagină, așa că acesta este un loc bun pentru a pune un titlu pentru foaia de calcul.
Puteți afla mai multe despre crearea unui antet în Excel 2010 aici.
Pentru informații suplimentare despre adăugarea numerelor de pagină în Excel 2010, puteți citi aici.
Ajustarea orientării paginii
Această secțiune a tutorialului este momentul în care vom deschide Configurare pagina meniu, care conține o serie de opțiuni de imprimare diferite pe care dorim să le reglam.
Mi se pare că majoritatea foilor de calcul pe care le printez arată mult mai bine atunci când sunt tipărite în orientare peisaj. Aceasta este, evident, o alegere care va varia în funcție de propriile nevoi, dar este ceva care este ușor de schimbat după cum este necesar.
Pasul 1: Faceți clic pe Aranjament în pagină fila din partea de sus a ferestrei.
Pasul 2: Faceți clic pe Configurare pagina butonul din colțul din dreapta jos al Configurare pagina secţiunea panglicii de navigaţie.
Pasul 3: Faceți clic pe orientarea paginii pe care doriți să o utilizați.
Vom rămâne în acest meniu pentru restul tutorialului, așa că nu-l închideți încă!
Reglarea dimensiunii hârtiei
Dacă majoritatea foilor de calcul se imprimă mai bine în orientare peisaj, atunci s-ar putea să existe ocazional documente care sunt chiar prea mari pentru asta. O soluție bună pentru aceasta este să folosiți hârtie de dimensiune legală, care vă va permite să încadrați și mai multe coloane pe o singură pagină.
**Memento – Acest meniu este accesat făcând clic pe Aranjament în pagină fila, apoi făcând clic pe Configurare pagina butonul din colțul din dreapta jos al Configurare pagina secțiunea panglicii de navigație.**
Pasul 1: Faceți clic pe meniul drop-down din dreapta Dimensiunea hartiei, apoi faceți clic pe dimensiunea de hârtie dorită.
Ajustarea Marjelor
Ajustarea marginilor pentru foaia de calcul se face, de obicei, pentru că doriți să adăugați mai multe informații în pagină. Deci, în scopul acestui tutorial, exemplul nostru de mai jos va reduce marjele la o valoare mai mică.
**Memento – Acest meniu este accesat făcând clic pe Aranjament în pagină fila, apoi făcând clic pe Configurare pagina butonul din colțul din dreapta jos al Configurare pagina secțiunea panglicii de navigație.**
Pasul 1: Faceți clic pe Marjele fila din partea de sus a ferestrei.
Pasul 2: faceți clic pe săgeata în jos de sub Stânga pentru a reduce dimensiunea marjei, apoi repetați pentru Dreapta, Top și Fund. Veți observa că nu mi-am redus marjele la 0, deoarece imprimanta mea are dificultăți în tipărirea documentelor fără marjă. Acest lucru este comun în rândul multor imprimante, așa că poate doriți să luați în considerare și utilizarea dimensiunilor marginilor din imaginea de mai jos.
Imprimarea liniilor de grilă
Aceasta este una dintre cele mai importante modificări de făcut unei foi de calcul tipărite și este una pe care o fac pe aproape orice tipărim din Excel. Adăugarea liniilor de grilă va face mult mai ușor pentru cititori să spună ce coloană și rând îi aparține o celulă și poate ajuta la reducerea greșelilor.
**Memento – Acest meniu este accesat făcând clic pe Aranjament în pagină fila, apoi făcând clic pe Configurare pagina butonul din colțul din dreapta jos al Configurare pagina secțiunea panglicii de navigație.**
Pasul 1: Faceți clic pe Foaie fila din partea de sus a ferestrei.
Pasul 2: bifați caseta din stânga Linii de grilă.
Repetarea rândului de sus pe fiecare pagină
Aceasta este o altă setare de care puteți profita pentru a face foaia de calcul mai organizată. Imprimarea rândului de sus pe fiecare pagină va face mai ușor pentru cititori să știe cărei coloană îi aparține o celulă, ceea ce va ajuta la eliminarea greșelilor.
**Memento – Acest meniu este accesat făcând clic pe Aranjament în pagină fila, apoi făcând clic pe Configurare pagina butonul din colțul din dreapta jos al Configurare pagina secțiunea panglicii de navigație.**
Pasul 1: Faceți clic în interiorul Rânduri de repetat în partea de sus camp.
Pasul 2: Faceți clic pe rândul pe care doriți să îl repetați în partea de sus a fiecărei pagini. În acest exemplu, folosesc rândul 1.
Apasă pe O.K butonul din partea de jos a ferestrei pentru a salva toate modificările pe care tocmai le-am făcut, deoarece acum am terminat cu această fereastră.
Dacă doriți să repetați o coloană în partea stângă a fiecărei pagini, puteți citi cum în acest articol.
Potrivirea tuturor coloanelor pe o singură pagină
Aceasta este ultima secțiune a tutorialului nostru și este o schimbare pe care o vom face direct din Imprimare meniul.
Pasul 1: Faceți clic pe Fişier fila din partea stângă sus a ferestrei.
Pasul 2: Faceți clic Imprimare în coloana din partea stângă a ferestrei.
Pasul 3: Faceți clic pe Fără scalare butonul din centrul ferestrei, apoi faceți clic pe Potriviți toate coloanele pe o singură pagină opțiune.
Acum ar trebui să aveți o foaie de calcul Excel care se va tipări într-un format simplu, lizibil, care va atrage cititorii dvs. Dacă totul pare corect în Previzualizare inainte de printare în partea dreaptă a ferestrei, apoi puteți face clic pe Imprimare butonul pentru a începe tipărirea foii de calcul optimizate.
Multe dintre opțiunile pe care le discutăm în articolul de mai sus vor funcționa și în versiunile mai noi de Excel. Și deși multe dintre aceste secțiuni implicau utilizarea secțiunii Configurare pagină, unele dintre aceste setări pot fi modificate și din alte locații.
De exemplu, puteți face clic pe Titluri tipărite butonul de pe Aranjament în pagină fila și selectați rândul de sus al foii de calcul pentru a imprima acel rând de sus pe fiecare pagină.
În plus, veți găsi opțiuni pentru includerea liniilor de grilă când imprimați accesând Aranjament în pagină fila și făcând clic pe Imprimare opțiunea de sub Gridlines din Opțiuni foi secțiunea panglicii.
Doriți să imprimați o foaie de celule goale pentru o listă de verificare sau un inventar manual? Aflați cum în Excel 2010.